¿Qué es GTD?, o mejor: Mi visión de GTD

Esquema GTD por Joaquín LacalleEstá entrada da comienzo a la serie, que espero os interese, en la que trataré de explicar cómo uso org-mode para mi GTD.

Aunque dudo que alguno no conozca el término voy en ella, aunque se haga un poco larga, tratar de hacer mi pequeños resumen de los que es GTD.

Por supuesto, cómo siempre espero vuestra sugerencias y comentarios que permitan mejorar la entrada, así que vamos a ello.

Presentación de GTD.

El origen del termino.

El término GTD es un acrónimo de “Getting Things Done”, libro publicado en el año 2001 por David Allen, traducido al año siguiente al castellano bajo el título “Organízate con eficacia”.

Esta obra dio lugar a dos secuelas “Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life” en 2003 y “Making It All Work: Winning at the Game” en 2008, ambas traducidas al castellano al año siguiente de su publicación.

Por último en 2015 se publicó una edición revisada del libro original, traducida también al castellano en 2016.

El fenómeno GTD.

La publicación de esta obra tuvo en los ámbitos de la productividad y la gestión personal tal repercusión que dio lugar a un autentico aluvión de sitios, discusiones y programas, favorecido todo ello por el desarrollo de la Web, e incluso aún hoy en día mantienes activos, grupos por todas partes y en todos los idiomas imaginables, además de seguirse planteando programas y evoluciones más o menos originales.

¿Que es GTD?.

Todo lo anterior esta muy bien pero al final la pregunta clave es ¿pero, esto que es lo que es? :).

A ver si me explico, probad a hacer un repaso mental rápido,  y pensar cuantas veces os habéis encontrado haciendo una cosa, mientras vuestra cabeza os insiste machaconamente que debieras estar haciendo otra, o que tienes que ir a determinado sitio, o que no debes olvidar esto y lo otro, en fin los agobios típicos de “la loca de la casa”.

Pues bien, ahí es donde entra GTD,  el cambio que propone es “vaciar tu mente” por medio de algo tan simple, y tan complejo a la vez, como

Un método para organizar y revisar todo nuestro inventario de compromisos, objetivos, proyectos y tareas de forma sistemática, con el fin de elegir adecuadamente que hacer y que no en cada momento.

Al final, GTD se trata de manejar listas, es decir sería una evolución de la famosas listas de tareas, que seguro alguno habéis llevado y, si sois cómo yo, habréis tirado al cabo del tiempo por inmensas y obsoletas ;).

Por qué me parece útil y uso GTD.

La ventaja que proporciona el uso del método es liberar a nuestra menta de las tareas de recordatorio, ya que sabemos que todo está en su sitio dentro del sistema, lo que hace desaparecer esos agobios de los que hablábamos  y permite al cerebro centrarse en el “ahora”, de hecho parece ser que algunos descubrimientos de la neurociencia moderna apoyan los fundamentos científicos del GTD.

Hay no obstante un aspecto de la difusión de GTD que me molesta sobre manera y es la insistencia de muchos de los gurus productivos en el infame verbo   procrastinar.

Este anglicismo que no es otra cosa que “diferir”, lo odio,  no sólo porque no entiendo está costumbre de usar este tipo de palabras cuando disfrutamos de un idioma inmenso y lleno de matices, sino también por razones muy similares a las que se exponen en esta entrada, es decir por esa especia de implícita asociación procrastinador = ineficiente que me parece una de esas afirmaciones que han pasado a considerarse una verdad absoluta sólo en base a su continua repetición, ya que se trata esencialmente de un prejuicio, puesto que mientras “diferir” sea una opción consciente no me parece nada criticable.

Para mí la clave del sistema esta en estos tres conceptos organizar, revisar y sistemáticamente, conceptos  todos ellos que, para alguien esencialmente desorganizado cómo yo, han sido críticos en la vida laboral, y lo siguen siendo en la actualidad en mis tareas diarias y por eso uso GTD, por que me ayuda a suplir mis carencias en esos aspectos, ya que al hacerlo  he tenido la necesidad de cambiar y adquirir una serie de hábitos que me son realmente útiles más allá del propio sistema.

Resumen del sistema GTD.

Para mí el más útil resumen de la sistemática GTD es el esquema de Joaquín Lacalle que os he incluido cómo imagen inicial ya que hace años lo tengo descargado cómo referencia básica, pero aún así os cuento el mio personal.

Yo distingo en GTD tres elementos fundamentes:

  • Conceptos básicos que son un conjunto de ideas fundamentales para entender el sistema
  • Los pasos que establecen la mecánica de trabajo del sistema
  • Las herramientas que son los útiles necesarios para llevar a cabo este sistema

Conceptos básicos.

En este aspecto teórico yo os diría que los puntos a entender son los que os cuento a continuación.

Niveles y perspectiva.

El libro de David Allen  utiliza la aviación como metáfora para definir estos conceptos, y a mí no se me ocurre otro símil mejor así que lo utilizaré.

Los niveles que el define son:

  1. Pista de despegue: Próximas Acciones
  2. 10.000 pies: Proyectos actuales
  3. 20.000 pies: Áreas de responsabilidad y enfoque
  4. 30.000 pies: Los próximos 1–2 años — metas / dirección
  5. 40.000 pies: Los próximos 3–5 años — visión y estrategia
  6. 50.000 pies: Tu vida — valores

La parte más operativa del sistema, y las revisiones se centra en los dos primeros niveles, mientras que el resto no permite mantenernos enfocados.

Cosas.

David Allen, se refiere a cosas – stuff – en inglés para hacer referencia a todo aquello que nos rodea y sobre lo que temeos que decidir que hacer.

Por ejemplo, un correo electrónico pueden ser una tarea, pero también pueden ser información interesante o algo  que no nos interesa para nada.

GTD nos ayuda a transformar esas cosas en información relevante para nosotros y nuestros objetivos.

Acciones.

GTD utiliza el termino Próximas Acciones, que yo reduciré por pereza a Acciones para definir algo que puedes hacer en un momento dado, con unas herramientas dadas y con un tiempo limitado, es decir una Acción es aquella que puedes  hacer sin necesidad de preparar o hacer nada más. Es por este motivo que en GTD  es fundamental la lista de Próximas Acciones.

Contextos.

Un contexto según GTD es un escenario concreto, o lo que es lo mismo un conjunto de espacio o herramientas necesarios para poder ejecutar una Acción.

La utilidad de la creación de contextos es que permite reducir la cantidad de elementos de nuestras listas y ver qué es lo que podemos hacer en un momento dado.  Por ejemplo si tengo que hacer una llamada y no tengo un teléfono no puedo hacerla, por tanto cualquier vista de una lista de acciones en este contexto debe excluir las llamadas.

Proyectos.

GTD define proyecto de forma mucho más simple y adaptada a la organización personal de cómo habitualmente se entiende este concepto, de hecho

Un proyecto es cualquier tarea que precisa más de una acción para realizarse

Es fundamental distinguir estos conceptos de proyectos y acciones para conseguir que el sistema funcione.

Por ejemplo, para cualquiera  “comprar un coche” es un proyecto, e implicaría:

  • definir exactamente qué clase de coche quieres
  • saber de qué dinero dispones
  • buscar entre las decenas de marcas y modelos cuales cumplen tus requerimientos
  • consultar dudas en talleres, distribuidores amistades …  hasta quedarte con el modelo elegido
  • por último la compra como tal.

La planificación de proyectos que propone GTD es distinta a la habitual planificación de la Gestión de Proyectos, ya que propone una planificación natural que concluye con la definición de sólo las primeras acciones a realizar.

De hecho, y lo sé por experiencia, una planificación de  un proyecto de principio a fin, implica una fuerte dosis de adivinación  y muchas veces te aparta de adaptarte a las novedades que van surgiendo, porque de hacerlo te alejas de la planificación prevista.

Por todo ello GTD propone aplicar  la planificación natural en 5 pasos.

Los pasos.

No me refiero aquí a los de la planificación natural, sino al segundo de los elementos que he citado que para mí componen el sistema, se trataría en realidad de la mecánica de uso del mismo, de hecho  yo pienso que

El uso de GTD sería algo así cómo si fuésemos un malabarista haciendo girar estas cinco pelotas (los 5 pasos) en el aire sin que ninguna se caiga.

Todo el proceso se resume en estos cinco pasos, que veremos a continuación y que destriparemos en entradas independientes, según vayamos poniendo el sistema en marcha.

1. Recopilar.

Obviamente para vaciar tu mente en el sistema se necesita establecer un primer hábito que es anotarlo todo, obviamente  utilizando las herramientas de recopilación más simples y adecuadas, cumpliendo estos tres requisitos:

  • Todos los que tengas en la cabeza debe ser anotado, sin excepción
  • Todo lo anotado debe estar a tú alcance en las “bandejas de entrada”, que deberás reducir al mínimo imprescindible, lo ideal una en papel y otra en ordenador
  • Vaciar con la frecuencia necesaria todas tus bandejas de entrada
2. Procesar.

Se trata básicamente de cumplir el requisito 3 del punto anterior, para lo que se analizan todos los elementos recopilados  (“cosas”) y se analiza que hacer con cada uno de ellos. Básicamente se trata de decidir si consideramos que un  elemento requiere hacer algo o no con lo que transformaremos esas cosas en elementos significativos dentro de nuestro sistema.

3. Organizar.

En función de lo visto en el punto anterior  los elementos procesados se ubicarán en una de las listas fundamentales del sistema.

4. Revisar.

Las listas por si mismas no son de ninguna utilidad, si no se revisan, lo cual es uno de las hábitos más difíciles y útiles de todo el sistema, sin el que este no podrá funcionar, ya que inmediatamente nuestras listas quedarían obsoletas, con lo que el relax mental desaparece.

No agobiarse, hay sistemas para retomar el sistema cuando lo has dejado caer y suele ser cada vez más fácil.  Ya veréis que la revisión semanal es crítica para no perderse.

5. Hacer.

Es obvio que todo lo anterior sirve de poco si no no lleva a avanzar en nuestros objetivos, pero la ventaja del sistema es que al tenerlo todo organizado tendremos más fácil decidir a que enfrentarnos en cada momento y veréis enseguida que al realizar “Acciones” los objetivos avanzan mucho más de lo esperado en virtud del famoso dicho de Lao Tsé:

Un viaje de mil millas empieza con el primer paso

 

Las herramientas básicas.

Obviamente mantener tanta “pelotita” en el aire es complejo, pero para ello nos ayudaremos de una serie de  listas y archivos, muy sencilla, de la que debemos disponer físicamente ya sea en una libreta, un fichero de ordenador, fichas, o lo que se nos pueda ocurrir.  En ningún caso es admisible fiarlas a nuestra memoria.

Estas listas se construyen en función de tipo de elementos en que hayamos convertido las cosas.

Elementos que no requieren acción.

Son aquellos elementos sobre los que no debemos realizar ninguna acción, y para estos elementos necesitaremos.

1. Papelera.

Obviamente para los que no te sirven para nada.

2.. Referencias.

Para todo aquello que puede ser necesario consultar en algún momento, por ejemplo los clásicos marcadores.

Elementos que sí requieren acción.

Son todos aquellos elementos sobre los que debemos hacer algo y para ellos usaremos estas listas.

3. Recordatorios.

Una lista o archivo con las cosas con las queno necesitas hacer nada ahora pero habrá que hacerlo en otro momento.

  1. Lista de proyectos.

5. Archivo de planes y referencias para proyectos.

6. Una agenda.

7. Una lista de Acciones.

Es decir aquellos pasos que ya estamos en disposición de dar, es decir, hablamos de acciones en el sentido que hemos vistos en los conceptos.

8. Una lista de acciones “a la espera de”

Sería un recordatorio de aquello que tenemos a la espera de una respuesta de alguien o de que se cumpla algún requisito previo.

Conclusión

Espero no haberos aburrido y haber despertado la curiosidad de alguno, ciertamente me hubiese gustado incluir un apartado con algunas ideas para la puesta en marcha pero creo que esta entrada se ha desmadrado y eso me hubiese obligado a partirla en dos y dado que creo era importante dar una visión global prefiero dejar ese apartado para una próxima entrada.

Referencias.

Para aquellos que quieran entender a fondo todo esto os dejo, de entre los miles de enlaces que hay por la Web, la parte fundamental de mi material de referencia en este tema por si queréis profundizar.

Aparte de estos si recomendaría a cualquiera que quiera trabajar con GTD disponer de al menos los libros “Organízate con eficacia”, preferiblemente el de 2015 y “Haz que funcione”.

Yo personalmente uso además una guía de David Allen  para implementar GTD con una agenda.

Gracias por la paciencia y nos vemos en la siguiente.

13 opiniones en “¿Qué es GTD?, o mejor: Mi visión de GTD”

    1. Hola, gracias por el comentario.
      En cuanto a Kanban y con toda bhumildad, porque no soy ningún gurú productivo, Kanban es una “herramienta” mçás de gestión, mientrás que GTD es un sistema completo de organización. Yo lo he usado a veces en el trabajo en algunos proyectos y es útil.
      Si quieres saber algo más sobre él y no lo conoces mira esté este artículo que es bastante icompleto para saber de que va https://hipertextual.com/archivo/2013/11/que-es-kanban/.
      En cuanto a si es más simple que GTD, la respuesta en blanco y negro sería que sí, pero la realidad es que son dos cosas diferentes y por tanto no comparables.
      Kanban podría ser un buen material de referencia de un proyecto, e incluso, si quieres liarte, una forma de implementar la lista de proximas acciones, pero nunca te dareá la visión de todas tus cosas que GTD te dá.
      Espero no haberte liado más.

  1. Me ha encantado tu entrada Antonio. Creo que es un gran post introductorio a GTD. Espero que escribiendo sobre el tema y nos cuentes cómo implementas tu sistema.Yo estaré atento 🙂

    Gracias por compartir el link sobre la guía rápida de mi blog

    1. Gracias a tí por dedicar una rato a leerlo y a comentar.
      Decirte que tú fuiste el que me introdujo en esto del GTD y hace tiempo te sigo.
      Mi idea es intentar explicar cómo estoy implementando mi GTD con Software Libre y algo tan sencillo cómo simples ficheros de texto.
      en cuanto a lo de compartir el link nada que agradecer, ese es uno de mis links de referencia desde hace tiempo y no podía faltar aquí.
      Un saludo

  2. Buen artículo. Yo llevo unos meses implemtando GTD en el trabajo y me huciese venido muy bien leer esto cuando comencé… Gracias!!

  3. ¡Qué interesante! Me gusta el tema de la productividad y me he dado cuenta que a lo largo de los años he desarrollado un sistema de manera intuitiva que es bastante parecido a lo que comentas.

    Voy a intentar introducir unos hábitos más metódicos en mi organización con la ayuda de lo que cuentas de GTD.

    ¡Saludos!

    1. Cuidadín con esto de la productividad que engancha! 😉
      Todos acabamos organizándonos de una u otra manera, pero esto del GTD te ayuda a ver la organización personal cómo un todo, lo que cuando analizas tus tareas teniendo los niveles superiores es muy útil para centrarse.
      Espero te sirva y si te pones a ello no dejes de leer a Jerónimo Sánchez, y ya nos contarás que alguien cómo tú seguro tiene cosas que enseñar en breve.
      Un saludo.

  4. Muy buena entrada, tendrían que hacer un GTD para desorganizados y gente que le cuesta crear hábitos, porque cuando pongo una pelota en el aire otra se me cae.

    Recomendable echar un vistazo a José Miguel Bolívar y su óptima3, evolución de GTD.

    1. Lo primero de todo, queiro pedirte disculpas por el retraso en contestarte, pero la vida a veces me puede y se me paso tu comentario, obviaamente por no procesarlo adecuadamente 😉 ¿decias de desorganizados?
      Los segundo darte las gracias por el comentario y decirte que hace tiempo sigo a José Miguel Bólivar pero en general me llega menos que los dos que he incluido en las referencias.
      En cuanto a Optima3, lo conozco y he leido cosas, creo este sería el más importante enlace http://www.optimainfinito.com/2017/09/por-que-optima3-si-ya-existe-gtd.html.
      Si me permites el atrevimiento en ese post dice “OPTIMA3® adopta un planteamiento distinto al de GTD®, y comienza explicando los hábitos más sencillos, independientemente del lugar que ocupan en los procesos, para luego, a partir de ahí, explicar los hábitos más avanzados y, finalmente, cómo se integran todos los hábitos en los distintos procesos del método.” es decir estamos hablando en realidad de una forma determinada de aplicar GTD, lo que a mi entender hace perder la visión del sistema.
      Creo, y lo digo con todo el respeto a José Miguel Bólivar, que seguro sabe de GTD mucho más que yo, que estamos ante un intento de “comercializar” una evolución o implementación de GTD, lo que me parece perfecto, pero no es la orientación de este Blog, que cree firmemente que compartir conocimientos es la mejor forma de hacer avanzar la sabiduría global y personal.
      Un saludo y gracias por pasarte.

      1. Buenas, me encanta cuando hay opiniones diferentes porque me hace pensar.
        Sobre lo de optima3 te doy la razón, está todavía un poco en pañales y definiendo cosas, lo que ocurre es que mi mayor problema es que me cuesta mucho centrarme en una cosa y al final entra demasiada información a procesar y se me caen los hábitos de recopilar, procesar, … y cuando los vuelvo a poner de pie, pues se me cae el de revisar, y así sucesivamente.

        ¿A ver quien es más desorganizado? Es broma.

        Creo que este artículo es importante como comienzo, y seguramente me servirá para hacer un borrador de implementación de gtd y de lo que voy a ir aprendiendo.

        Al final después de probar herramientas lo que he implementado es un sistema a través de archivos markdown que por primera vez me empieza a funcionar, no es perfecto pero al menos ahora mi cerebro se siente seguro, y no está intranquilo de que algo se pierda, cosa que me pasaba antes.
        Hace poco lo estoy combinando con todotxt y creo que va a ser mi sistema definitivo.

        Mi enhorabuena por este artículo y espero que pronto podamos sentirnos algo más organizados.

        Saludos

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