Formación Oficial de GTD – Nivel 1.

Durante los meses finales del pasado año, mientras me recuperaba de mi operación, he tendio mucho tiempo para plantearme que estaba haciendo desde que inicié mi nueva situación de jubilado y analizando la gran cantidad de ruido que rondaba mi cabeza.

Uno de los aspectos que me resultó más claro es que tras finalizar la actividad laboral, había dado la espalda a mis hábitos de planificación y revisión, hábitos que, con sus defectos y virtudes, me habían mantenido a flote en momentos laborales bastante complejos.

Por ello acometí, entre otros, el estudio de Bullet Journal, método que finalmente descarte dada mi poca afición a escribir, y lo mal que lo hago, después de años de teclado.  No obstante esta experiencia me ayudó a recordar la importancia de la revisión y el orden.

Al final cómo siempre GTD salió a relucir, pero este sistema siempre me había resultado algo complejo y con tendencia a caerse, por lo que no terminaba de decidirme.  A pesar de ello el descubrimiento del Blog y Podcast de «Aprendiendo GTD» y comenzar una lectura tranquila del libro de J. M. Bolívar «Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD» me llevaron a decidirme a retomarlo con algo más de método, y sobre todo a asumir, que lo que yo había puesto en práctica no era GTD, sino un apaño personal.

He de decir que releer este libro fue una de mis sorpresas al descubrirme un enfoque mucho más sencillo del sistema, algo que resultó ser la experiencia general de muchos de los participante con los que compartí el curso, que coincidíamos en que resultaba más práctico, cercano, y entendible, que el original de David Allen, que es sin embargo una lectura básica para conocer el sistema.

Pero siguiendo el hilo la realidad es que al final llegué a la conclusión de que para tener alguna probabilidad de éxito, dadas mis anteriores experiencias, tenía la necesidad de realizar la Formación Oficial de GTD, ya que a pesar de conocerlo, y mal usarlo, desde hace más de 10 años, nunca había encontrado una sensación total de seguridad y control en mi sistema y entendí que necesitaba este empujón inicial.  En el mes de noviembre me resultó imposible acudir, pero un golpe de suerte, y la cancelación de un viaje, me facilitaron acceder al curso abierto de los pasados 28 y 29 de enero, impartido por David Sánchez, miembro de Optima Lab, autor del blog Control y Perspectiva y formador certificado en GTD.

Lo que os dejo aquí hoy, no es sólo compartir la experiencia del curso, sino que es un resumen personal de las notas más importantes del mismo, además de un recordatorio del camino y los hábitos en los que deberé trabajar, por lo que serán aspectos que iré desgranando en este Blog, a lo largo de próximas entradas, según vaya trabajando en ellos. No obstante, si alguno no tiene ganas de leer, al menos que se quede con esto Si realmente quieres conocer y comprometerte con GTD, sus bases y su simplicidad, regálate una formación oficial

El Curso.

El curso consta de tres bloques impartidos en día y medio en los que se abordan de forma eminentemente práctica los siguientes aspectos:

  • En la primera mañana se revisan las bases del funcionamiento cognitivo humano y su repercusión en el Trabajo del Conocimiento que sustentan el éxito de GTD. Se hace también un revisión de los 5 pasos, haciendo especial hincapié en los aspectos en que la terminología habitual del sistema divergen de lo habitual, cómo el caso de los proyectos.
  • La tarde sirve para cerrar el apartado anterior y realizar un primer ejercicio de vaciado mental que nos pone sobre la mesa los frentes abiertos.  A continuación, y con esa base, se analizan la buenas prácticas en la redacción de proyectos y acciones, algo fundamental para que el sistema sea eficiente y llegar a la sensación de control, objetivo fundamental de este curso.
  • En el última día, tras un repaso general, y con la base de lo realizado la tarde anterior se procede a poner en marcha un sistema GTD con la herramienta más básica, un procesador de texto, salvo este cabezón que lo hizo con org-mode.  Muy importante en este sentido me resultaron los tres criterios básicos que debe cumplir una buena herramienta de GTD, criterios que por supuesto cumple de sobra org-mode:
    • Poder hacer listas
    • Incluir un Calendario
    • Poder portar su información, sin que ni siquiera sea necesaria la sincronización, sino sólo la consulta.

El grupo de participantes incluía, diferentes profesionales, pequeños empresarios y trabajadores por cuenta ajena, además de este jubilado, lo que sirvió para ver la eficiencia del sistema enfrentado a diferentes contextos profesionales.

El curso resulto, ágil, práctico y ameno, mostrando David Sánchez en todo momento su saber hacer, experiencia en el método, y su capacidad de transmitir e ilusionar.  Lo único que he echado en falta ha sido algo más de duración para ver el tema de los niveles, aunque me quedó claro que el objetivo de este curso eran las acciones y proyectos, es decir el control que dice David Allen, siendo el apartado de enfoque objeto de otro curso que espero poder hacer cuando haya afirmado los conocimientos adquiridos en este.

Lo aprendido.

Lo más importante, al menos para mí, y sobre lo que aún me sigo machacando es que GTD es algo mucho más simple que los mil líos que llevaba organizando muchos años, a este respecto se insistió continuamente en que El objetivo no es tener un sistema perfecto sino tener sensación de control sobre lo que estamos haciendo, ya que al final siempre habrá temas pendientes, algo que es difícil pero necesario de asumir, así como que la reflexión es imprescindible, ya que sin ella el sistema se degrada irremediablemente. En este sentido hay que tener claro que es imprescindible una adecuada Revisión Semanal para ver que las listas están vivas y se van adaptando a nuestras necesidades, aumentado la sensación de control.

Otro aspecto importante que se destacó enormemente es que No hay ninguna herramienta que te haga efectivo, el quid para mejorar nuestra eficiencia es mejorar nuestros hábitos, concepto que pone de manifiesto un error habitual en mí, que es perderme en las herramientas. En cualquier caso aún sigo aprendiendo de las notas que tomé y la revisión semanal realizada tras el mismo no ha tenido nada que ver con las que venía realizando.

Cómo resumen de todo ello os dejo estas pequeñas listas, que cómo dije más arriba serán mi guía de crecimiento, que desarrollaré poco a poco en mi sistema, lo que os iré contando de aquí en adelante.

Mis errores fundamentales, lo que tengo que desaprender.

Una de las cosas que más me han ayudado ha sido ver donde radica mi habitual caída del sistema que yo resumiría en estos aspectos:

  • Falta de compromiso con algunos hábitos imprescindibles.
  • Capturas inadecuadas, por el hábito de recopilar a la lista de tareas directamente.
  • No aclarar adecuadamente lo capturado básicamente por:
    • Las capturas realizadas en la lista de tareas me resultan caóticas, lo que dificulta enormemente este aspecto, al mezclar el paso 2 «Aclarar», con el 5 «Hacer», error que también cometía habitualmente en las revisiones al incluir en ellas acciones atrasadas, lo que las hacía interminables.
    • No reservar suficiente tiempo para aclarar.
  • Mala redacción de las acciones.
  • Mala organización de archivo y referencia, lo que dificulta organizar.
  • Sistema excesivamente complejo.

Lo que he aprendido y tengo que desarrollar.

Frente a estos errores he aprendido una serie de aspectos fundamentales, que necesito vigilar y afianzar, para hacerme con el sistema, y que resumiría en estos puntos:

  • Hay que esforzarse por capturar de forma aséptica, sin Aclarar en el momento de la captura.
  • La herramienta más simple ayuda más a entender el método y en eso, el papel, o el texto son los amos, así que org-mode es una solución ideal.
  • De los cinco pasos del sistema, los pares, es decir, el 2 Aclarar/Procesar y el 4 Revisar/Reflexionar son los más críticos para mantener el sistema y los que requieren esfuerzo, cambio de paradigmas, y hábitos mas costosos, siendo por tanto en los que más debemos hacer hincapié, así que debo reservar tiempos para ellos, quizás utilizando time boxing.
  • Cuando se Aclara cualquier bandeja de entrada hay que tener en cuenta estos aspectos básicos:
    • Aclarar significa saber por qué y para qué tenemos que hacer algo.
    • No tener miedo a decir que no a compromisos poco claros o no alineados con nuestros objetivos. No todas las capturas deben convertirse en Acciones o Proyectos.
    • Lo que se coge de la bandeja de entrada jamás vuelve a ella.
    • Cuando se aclara una bandeja de entrada se deja siempre vacía.
    • Evitar caer en el error de sobre planificar ya qeu en un mundo tan cambiante cómo el actual es más útil la planificación adaptativa que va ajustando las acciones a la situación en cada revisión del sistema.
    • En acciones largas, como leer un libro o ver una serie de vídeo, partir en acciones menores para hacerlo más manejable.
  • Tengo que mejorar la redacción de acciones. La idea es redactarlas siempre pensando que es otra persona quien las debe hacer, por lo que la redacción debe ser lo suficientemente clara para evitar la reflexión sobre ellas al llegar el momento de Hacer.
  • Mantener siempre las menos listas posibles, siempre que sean manejables y no se pierda la sensación de control.
  • Las listas deben mantenerse en límites razonables, si se desmadran, y no se pueden dividir de forma lógica es que algo se esta haciendo mal en el proceso de Aclarar.
  • Es fundamental al Aclarar y Revisar, los procesos que requieren concentración y reflexión no mezclarlos con Hacer, ya que saldríamos de este modo cerebral.  En este sentido es importante, en especial en la etapa de adquisición de hábitos poner en cuarentena la regla de los dos minutos. Si en estos momentos se vienen temas a la cabeza, simplemente capturarlos.
  • Teniendo en cuenta lo anterior, el compromiso personal de «querer» el cambio y estar dispuesto al esfuerzo de reaprender y cambiar hábitos es fundamental.
  • En caso de caída el proceso para retomar el sistema consta de:
    • Nuevo barrido mental
    • Con la captura anterior y usando el sistema caído como una captura más:
      • Aclarar la nueva entrada.

Paso de ejecutar (Hacer).

Todo lo anterior no tendría ningún sentido si no nos lleva al último de los pasos, Hacer, puesto que lógicamente la eficiencia implica que hay acciones debidamente realizadas.

En este sentido GTD define tres tipos de trabajo:

  • Según surge: Los imprevistos y tareas que nos sorprendes, que siempre existirán, pero en un sistema debidamente implementado deberán ser cada vez menos.
  • Definir trabajo: Básicamente son los procesos de Aclarar, Revisar y la Planificación natural de proyectos, es decir los tiempos dedicados a hacer el trabajo de planificación y definición que caracteriza al trabajo del conocimiento.
  • Trabajo definido: Se trata de las acciones del trabajo a ejecutar procedente del paso anterior.

Un buen uso del sistema debiera reducir el porcentaje de tiempo dedicado al primero de los tipos, aumentando los siguientes, en especial el tercero, lo que será síntoma de una mayor eficiencia.

Al final, una vez el sistema funciona, y teniendo en cuenta nuestros horizontes de enfoque y un balance adecuado entre los tres tipos señalados, a la hora de hacer, deberíamos enfrentarnos a trabajos del tercer tipo, organizados por contexto en listas manejables de entre 10 y 20 elementos, para elegir que hacer en función de estos criterios y orden:

  • El calendario por si hay compromisos ineludibles.
  • Según contexto, es decir criterios limitantes, herramienta, lugar o persona.
  • Tiempo
  • Energía

Lecturas recomendadas.

  • Organízate con eficacia (Getting Things Done) – David Allen
  • Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD – José Miguel Bolívar
  • Productividad personal en usa semana – Jerónimo Sánchez
  • 7 hábitos de la gente altamente efectiva – Stephen R. Cowey
  • Pensar rápido, pensar despacio – Daniel Kahneman
  • El test de la golosina, como entender y manejar el autocontrol – Walter Mischel
  • FOCUS, desarrollar la atención para alcanzar la excelencia – Daniel Goleman
  • El poder de los hábitos – Charles Duhigg
  • Procrastinación, por qué dejamos para mañana lo que podemos hacer hoy – Piers Steel
  • Diseña tu felicidad, cambia lo que haces, no lo que piensas – Paul Dolan

Conclusión.

Esto es todo por hoy, espero que os haya interesado, y por supuesto no puedo terminar sin mostrar mi agradecimiento al grupo de Aprendiendo GTD el haberme ayudado a llegar hasta aquí y muy especialmente a sus miembros, J.M.Bolívar por su libro y David Sánchez por su magnifico desempeño en la formación, así cómo a todos los participantes por su paciencia, espíritu de trabajo y colaboración durante el mismo.

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