GTD con org-mode. Primer intento.

Bueno, pues aquí estamos.

Tras la formación GTD, Nivel 1, que os comenté en esta entrada anterior me he encontrado con un sistema GTD funcionando, que hay que aprovechar y sobre el que hoy os quiero hablar.

Mee parece importante comenzar a explicar los ajustes que, seguro, iré haciendo a mi sistema GTD para ver como evoluciona, compartir la experiencia de aprendizaje y asentamiento de mi sistema y controlar posibles errores.  En entradas posteriores, simultáneamente,  abordaré la idea desde el comienzo, poniendo en orden mis apuntes y explicando que es GTD y las buenas prácticas que voy aprendiendo en cada fase.

¿Por qué un fichero?

Esta parece la primera pregunta obvia, así que os explico el por qué he optado, de momento, por esta solución.

Para empezar os dejo una imagen de mi archivo actual:

Si recordáis la entrada de la «Formación oficial GTD«, recordaréis que en ella se hablaba de la importancia de centrarse en cada momento en lo que se está haciendo, dejando de lado lo demás, lo que parecería indicar que sería más conveniente usar diferentes ficheros, pero en mi caso he descubierto que me resulta más útil tenerlo todo en un sólo sitio y aprovechar las características de org-mode para centrarme.

Para ello si, por ejemplo, quiero centrarme en revisar los proyectos, no tengo más que colocar el punto en la cabecera de la lista correspondiente y pulsar:

M-x n s

Esa simple combinación oculta todo el resto del fichero, permitiendo centrarse en ese único aspecto. Gracias a esa facilidad, se simplifica mucho el manejo y no se pierde el foco al trabajar en algún punto del fichero, sin que moleste el tamaño del mismo. Para recuperar la versión completa del fichero basta con:

M-x n w

Áreas de Atención o de responsabilidad.

David Allen define muy bien el proceso para dominar el GTD, que divide en tres fases:

  • Emplear los fundamentos para gestionar el flujo de trabajo.
  • Integrar los fundamentos anteriores para obtener una gestión vital más equilibrada.
  • Aprovechar todo el conocimiento anterior para alcanzar un enfoque vital más elevado

Si lo analizamos, se trata básicamente de ir escalando en la práctica en los seis niveles de enfoque que GTD propone en el sistema.

Obviamente yo en estos momento estoy centrado en la primera fase, es decir controlar los hábitos y fundamentos del flujo de trabajo, los dos primeros niveles (acciones y proyectos), es decir en tomar el control de mis actividades.

No obstante hay un aspecto que me esta pareciendo detectar, y creo es importante, ya que veo un cierto desequilibrio en los esfuerzos que hago diariamente, muy centrados en algunos apartados, pero con otros bastante abandonados.

Para tratar de arreglar un poco esto, he dedicado un rato esta semana a definir mis áreas de atención que me han quedado así:

Mis áreas de atenciónLa idea es poder hacer una cierta evaluación de cuales están más o menos atendidas.

Los ajustes realizados.

Con la experiencia de estas semanas hay dos cambios que debo implementar para facilitar el manejo, en ambos casos referidos a temas de etiquetado.

Para ello me he definido tres grupos de etiquetas.

Las etiquetas que comienzan por # hacen referencia a la áreas de atención y las aplicaré a cada uno de los proyectos de mi lista.

Las etiquetas que comienzan por @ hacen referencia a los contextos. Inicialmente había establecido, como veis en la imagen, una entrada (outline) por cada contexto, en la que incluyo la etiqueta, que obviamente heredan las acciones en ella incluidas, sin embargo la práctica me ha hecho plantearme un cambio y utilizar una sóla lista de acciones en la que cada una llevará su etiqueta.

Por otro lado a la hora de elegir las tareas a hacer, y una vez revisado el calendario, GTD plantrea elegirlas en función de:

  • Contexto.
  • Tiempo.
  • Energía.

El primer concepto lo tenemos ya incluido, pero nos falta el tiempo y la energía. Dado que incluir muchas más etiquetas no parece ir a favor de la simplicidad, he unificado esas etiquetas en una, en base lo que leí en una ocasión, en esta entrada de Jeroen Sangers. En ella plantea simplificar estos dos conceptos de clasificación de las acciones de una forma que yo he resumido así:

  • Rápida: Acciones que requieren poco tiempo y energía.
  • Zombi: Acciones que exigen tiempo, pero necesitan poca concentración.
  • Rocas: Son aquellas acciones que requieren mucho tiempo y mucha concentración. Son la tareas más complejas que tengo que abordar y que procuro hacer en momento en que estoy relajado y a punto.

La ultima combinación, las tareas que requieren poco tiempo y mucha concentración, las descarto, siguiendo el planteamiento de Jeroen, porque no veo posible concentrame mucho en poco tiempo y los casos que aparecen normalmente son más bien Proyectos en GTD, por lo que suelen descomponerse en varias acciones menores.

El ajuste de estos tres tipos de etiquetas, las acciones y las capturas, por el momento todas muy simples, lo he realizado incluyendo estas lineas en mi init.el:

;; Ajuste de TODO y TAGS
;; Definición de etiquetas que uso a efectos de organización y recodatorio

;; Mis estados de tareas
;; Uso 2, el primero a efectos de planificación y el segundo para acción

(setq org-todo-keywords '((sequence "HACER:(t)" "|" "HECHO:(d)")))

;; Establece los colores para los estados

(setq org-todo-keyword-faces
      '(("HACER:" . (:foreground "Red" :weight bold)) 
	("HECHO:" . (:foreground "Green" :weight bold))
	))

;; Mi lista de etiquetas
;; La primera el Área de Atención
;; La segunda el contexto según GTD
;; La tercera tiempo/energía

(setq org-tag-persistent-alist 
     '(
	(:startgroup . nil)
	  ("#Personal" . ?p)
	  ("#Doméstico" . ?d)
	  ("#Social" . ?s)
	  ("#Redes_Sociales" . ?S)
	(:endgroup . nil)
	(:startgroup . nil)
	  ("@Casa" . ?c) 
	  ("@Ordenador" . ?o)
	  ("@Recado" . ?r)
	  ("@Teléfono" . ?t)
	  ("@Tablet" . ?T)
	(:endgroup . nil)
	(:startgroup . nil)
	  ("_Rápida" . ?r)
	  ("_Zombi" . ?z)
	  ("_Roca" . ?R)
	(:endgroup . nil)
	))

;; Ajusta el color de las etiquetas

(setq org-tag-faces
      '(
	("#Personal" . (:foreground "Green"))
	("#Doméstico" . (:foreground "Green"))
	("#Social" . (:foreground "Green"))
	("#Redes_Sociales" . (:foreground "Green"))
	("@Casa" . (:foreground "Blue")) 
	("@Ordenador" . (:foreground "Blue"))
	("@Recado" . (:foreground "Blue"))
	("@Teléfono" . (:foreground "Blue"))
	("@Tablet" . (:foreground "Blue"))
	("_Rápida" . (:foreground "Yellow"))
	("_Zombi" . (:foreground "Yellow"))
	("_Roca" . (:foreground "Yellow"))
       ))

;; Ajuste de org-capture

(setq org-reverse-note-order t)
(define-key global-map "\C-cc" 'org-capture)
(define-key global-map "\C-cl" 'org-store-link)
;; (bind-key "C-c l" 'org-store-link)

(setq org-capture-templates
 '(("n" "Nota" entry (file+headline "~/Documentos/org/GTD/gtd.org" "Inbox")
    "* %?\nCREATED: %U\n")
   ("d" "Entrada del diario" entry (file+olp+datetree "~/Documentos/org/diario.org")
    "%?\n %i\n")
  ))

En este apartado, si alguno sabe como hacer que una entrada figure el numero de subentradas que tiene, os agradecería la información, ya que en algunos casos creo me pueda resultar útil.

Por otro lado he incluido también estas pequeña líneas:

(setq org-hide-emphasis-markers t)

El objeto de esta es ocultar los marcadoras de formato de letra (*, /, _), con esta instrucción al aplicar uno de estos marcadores a un texto hace que este aparezca con el formato correspondiente, pero sin que se vea el marcador, lo que facilita mucho la lectura. Aclarar, eso sí, que hay que tener en cuenta que, en caso de edición, el marcador sigue estando presente, siendo el único cambio que no aparece visible.

(setq org-enable-priority-commands nil)

Con esta línea desactivo el tema de prioridades ya que no es necesario en GTD. En un principio pensé en usarlas para definir los tres tipos de acciones mencionados anteriormente, cosa que no he descartado del todo, pero en esta fase inicial, en que estoy tratando de afianzar conceptos, he preferido quitar este de prioridad de en medio para evitar malos hábitos que algún día os explicaré, ya que antes este concepto era, para mi, crítico en mi gestión de tareas, vamos en mi apaño de GTD.

Referencias.

Para todos aquellos que deseen ver distas implementaciones de GTD en org-mode recomiendo empezar por estas:

Por último comentaros que, en tanto ponga en marcha el tema de redes sociales, podéis comentar tanto en el grupo de Telegram cómo en el de Slack.

Un saludo a todos y hasta pronto.

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2 comentarios en “GTD con org-mode. Primer intento.

  1. Adanton

    Hola Antonio, muy interesante, como todo lo que publicas en tu blog.
    Estoy empezando con esto del GTD y orgmode me parece una herramienta muy completa para llevarlo, la pega es la curva de aprendizaje que tiene emacs.
    Por eso este tipo de artículos son muy de agradecer.
    Espero que sigas avanzando y publicando tus progresos! Estaré pendiente.
    Gracias y un saludo!

    1. Quijote Libre Autor

      Me alegro te interese.
      Lo cierto es que estoy en shock por que ciertamente GTD se puede llevar con lapiz y papel, o con listas planas como todo.txt u org-mode, pero cómo dices la curva de Emacas, lo hace un poco complejo si no es una herramienta habitual para tí.
      Yo que ahora trabajo más en Windows estoy teniendo algunos problemas con Emacs que me estan haciendo plantearme muchas cosas, por eso ando parado.
      Un saludo.

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